【大風車教育專家專欄】怎樣開好一次例會，園所管理效率提升指南2022-03-01

專欄主要面向全(quan)國大(da)風(feng)車幼兒園(yuan)優秀(xiu)園(yuan)長開展研究型培(pei)訓，旨在幫助廣大(da)教育(yu)從業者提(ti)升理論和政策水平，凝(ning)練辦園(yuan)思(si)想，創新教育(yu)實踐，培(pei)養一批教育(yu)家型園(yuan)長后備人才。專欄由(you)大(da)風(feng)車教育(yu)集團首席培(pei)訓官孫秋季擔任主講嘉賓。

專家介紹

孫秋季

北京大風車教育集團首席培訓官

風車高研院院長

本期主講課題

The topic of this issue

《怎樣開(kai)好一次(ci)例會》

【課(ke)程培訓實錄（課程全文）】

拓展(zhan)國際視野(ye)，培養完整兒童，堅持終身學習，做專(zhuan)家型教師。你(ni)好，我是孫秋(qiu)季(ji)，歡(huan)迎(ying)你(ni)和我一(yi)起(qi)學習《怎樣開好一(yi)次例會》

作(zuo)為(wei)園長，每天都需要面臨很多關(guan)于人(ren)的(de)問題。比如(ru)(ru)有(you)的(de)主任或教師工作(zuo)積極(ji)性不(bu)太夠，怎么才能(neng)更(geng)(geng)好地激勵他(ta)?比如(ru)(ru)有(you)潛(qian)力(li)(li)(li)的(de)教師該怎么培養(yang)怎么才能(neng)更(geng)(geng)好地輔導他(ta)，讓他(ta)趕緊(jin)把潛(qian)力(li)(li)(li)變成現實的(de)能(neng)力(li)(li)(li)?

再比如，如果一(yi)個主(zhu)任(ren)或者班(ban)主(zhu)任(ren)態度很(hen)好，但是(shi)(shi)(shi)不太勝任(ren)眼前的工作，他到底該不該淘(tao)汰(tai)?該怎么淘(tao)汰(tai)?你看，這些都是(shi)(shi)(shi)難(nan)題(ti)，都需要我們管理(li)者一(yi)一(yi)處(chu)理(li)。但我想(xiang)告訴(su)你的是(shi)(shi)(shi)，在所有的難(nan)題(ti)中，有一(yi)種(zhong)，事很(hen)小，但是(shi)(shi)(shi)如果處(chu)理(li)不好，是(shi)(shi)(shi)最浪費管理(li)資源的，那就是(shi)(shi)(shi)開例會。

作(zuo)(zuo)為園長我們都(dou)知(zhi)道，園務工作(zuo)(zuo)例會(hui)不(bu)能不(bu)開(kai)。不(bu)開(kai)呢，沒辦法同步工作(zuo)(zuo)，信息對(dui)稱起來很(hen)困(kun)難。

園(yuan)(yuan)務委員(yuan)(yuan)會參會人員(yuan)(yuan)有(you)二種(zhong)。第(di)一(yi)種(zhong)人員(yuan)(yuan)是由(you)(you)園(yuan)(yuan)長(chang)、副園(yuan)(yuan)長(chang)、教(jiao)職工代(dai)表及家長(chang)代(dai)表組成,其中三分之(zhi)一(yi)以上成員(yuan)(yuan)是具有(you)豐(feng)富(fu)教(jiao)育教(jiao)學經驗的一(yi)線教(jiao)師(shi)。另(ling)外一(yi)種(zhong)人員(yuan)(yuan)都是由(you)(you)幼兒園(yuan)(yuan)內(nei)部人員(yuan)(yuan)構成的，一(yi)般由(you)(you)園(yuan)(yuan)長(chang)、副園(yuan)(yuan)長(chang)、幼兒園(yuan)(yuan)各部門(men)的負責人組成。不管哪種人(ren)員(yuan)構成的(de)幼兒(er)園(yuan)園(yuan)務(wu)委員(yuan)會，都(dou)是幼兒(er)園(yuan)的(de)管理機構，主要(yao)職責是對全(quan)園(yuan)工作計(ji)劃、工作總結、人(ren)員(yuan)獎懲、財務(wu)預決算方案(an)、規章(zhang)制度的(de)建(jian)立(li)、修改、廢(fei)除，以及(ji)其他涉及(ji)全(quan)園(yuan)工作的(de)重要(yao)問(wen)題(ti)進行(xing)審(shen)議。

通常來說，一(yi)(yi)周就要開(kai)一(yi)(yi)次園務例(li)會(hui)，碰到有(you)的(de)活(huo)動(dong)比(bi)較緊急的(de)時候，甚至一(yi)(yi)天一(yi)(yi)調度，一(yi)(yi)天一(yi)(yi)開(kai)會(hui)。你(ni)看，如(ru)果以我們(men)開(kai)一(yi)(yi)場(chang)例(li)會(hui)，一(yi)(yi)般(ban)都不會(hui)少于兩個小(xiao)時，經常是(shi)半天一(yi)(yi)天的(de)。就按照兩個小(xiao)時來計算(suan)的(de)話，每周兩小(xiao)時，一(yi)(yi)年下來，整(zheng)個團隊(dui)為例(li)會(hui)投入的(de)時間就有(you)100個小(xiao)時啊。如果這(zhe)100個小時(shi)我們能利(li)用好(hao)了，它就能成為(wei)我們的(de)工(gong)作撬(qiao)動點(dian)，讓(rang)例會(hui)(hui)為(wei)我們管(guan)理者省時(shi)間。如果例會(hui)(hui)安排得不(bu)好(hao)，園長和參會(hui)(hui)人員都不(bu)愿(yuan)意開(kai)會(hui)(hui)，員工(gong)怨聲(sheng)載道，例會(hui)(hui)就會(hui)(hui)成為(wei)幼(you)兒園管(guan)理工(gong)作中的(de)“日常性疼(teng)(teng)痛”。天(tian)(tian)天(tian)(tian)疼(teng)(teng)，但是(shi)好(hao)像天(tian)(tian)天(tian)(tian)還得來一次。今天，我(wo)們主要來(lai)解決怎么開例會(hui)的問題(ti)。培(pei)養下屬團結(jie)人，日(ri)常例會(hui)怎么開?

所以你看(kan)，無論(lun)是過(guo)堂(tang)(tang)會(hui)還是一言堂(tang)(tang)，這種例會(hui)都(dou)要不得。而且我(wo)們也都(dou)知道，例會如果開不好，團隊的凝聚力、執行力和(he)業(ye)務能力都會大打折扣(kou)。怎么辦(ban)呢?

例會(hui)這個(ge)問題太常見了，我想請你記住一個原則，就是下面這句話:例會，不(bu)是個袋子，它得是根(gen)指揮棒。

什么叫袋子呢?就(jiu)是(shi)把這個例會變成一(yi)個袋，在(zai)這2個小時(shi)的(de)(de)時(shi)間里，所有人都把東(dong)(dong)(dong)西往(wang)(wang)里丟，所有人表(biao)現誠意(yi)或者認真(zhen)的(de)(de)方式，就(jiu)是(shi)往(wang)(wang)袋子里丟東(dong)(dong)(dong)西，我的(de)(de)發言更(geng)長一(yi)些(xie)，我丟的(de)(de)東(dong)(dong)(dong)西更(geng)多一(yi)些(xie)，所有人都在(zai)試圖(tu)告訴(su)別人自己干了(le)什么。而不管是管理者(zhe)還是員(yuan)工(gong)，其實(shi)都(dou)在過堂，這個袋子里的東(dong)西越丟越多，但(dan)是袋子倒(dao)是滿了，沒有人從袋子里帶走東(dong)西。這個(ge)袋子，等開完會之(zhi)后，貼(tie)上一個(ge)封條就(jiu)結束了(le)，它沒有變成我們工作的資源。

指揮棒指的(de)(de)是有明確的(de)(de)指向和精準(zhun)的(de)(de)功能。你要給你的(de)例會定(ding)一個明(ming)確的(de)目標，我(wo)只(zhi)(zhi)指向這一點，我(wo)只(zhi)(zhi)在一個點上去發(fa)力(li)。這就是一根指揮(hui)棒的(de)作用，就是很精確地去(qu)撬(qiao)動一個點。這個(ge)點是什(shen)么(me)?是會(hui)議目標。

你(ni)看，這就叫明(ming)確會(hui)議的目標，把例會(hui)變成指揮棒，而不是變成所有人丟信息的袋子。

所(suo)以，給你一(yi)個心法：開(kai)例會就(jiu)只(zhi)和(he)自己(ji)下(xia)面(mian)一(yi)層(ceng)的(de)副園長(chang)(chang)、園長(chang)(chang)助(zhu)理、保教(jiao)主任、后勤主任等(deng)中層(ceng)管(guan)理者開(kai)就(jiu)好了，再下(xia)一(yi)層(ceng)的(de)班(ban)長(chang)(chang)就(jiu)交由(you)各自的(de)保教(jiao)部和(he)后勤部中層(ceng)領(ling)導來開(kai)就(jiu)好。一(yi)個人能直接管(guan)理的(de)人員最好不(bu)超過(guo)7個，那么參會人員也盡量不(bu)要超過(guo)7人。

開短會，最好一個小時內完(wan)成。只匯報結果，不講過程。

（3）限制主題會(hui)前，要(yao)給所有(you)參會(hui)人(ren)(ren)發(fa)(fa)議程、發(fa)(fa)材料，要(yao)求其他(ta)人(ren)(ren)要(yao)在會(hui)前看到;會(hui)中，要(yao)去(qu)控制每個人(ren)(ren)發(fa)(fa)言的(de)順序和(he)發(fa)(fa)言時(shi)長;會(hui)(hui)后，必(bi)須要有結(jie)論(lun)，而(er)且這個結(jie)論(lun)要落實(shi)成會(hui)(hui)議(yi)(yi)紀(ji)要，會(hui)(hui)議(yi)(yi)紀(ji)要是要簽字畫押的(de)，每(mei)一個會(hui)(hui)議(yi)(yi)紀(ji)要，都必(bi)須有明確(que)的(de)下(xia)一步可(ke)(ke)跟(gen)進、可(ke)(ke)落實(shi)、可(ke)(ke)衡量的(de)落實(shi)事項。我猜有的人聽到(dao)這兒可能(neng)會說:“我哪有時間干這些事(shi)啊，每一場(chang)例(li)會都這么操心，我還干不干其他事(shi)了(le)?”沒錯，會(hui)(hui)(hui)議(yi)越(yue)開(kai)越(yue)精致(zhi)，指望園長(chang)一個人能(neng)把會(hui)(hui)(hui)議(yi)籌備到這個程度，那是不太可能(neng)的。有一個看似給管(guan)理(li)(li)者減(jian)壓(ya)，其(qi)實(shi)管(guan)理(li)(li)者還是得做很多(duo)工(gong)作的事情，就是為例會(hui)(hui)(hui)設置輪值主持人。設置輪值主持人。

這(zhe)個(ge)人怎么挑呢?你(ni)(ni)(ni)需要在你(ni)(ni)(ni)的(de)團隊里面，去(qu)挑選你(ni)(ni)(ni)最想培(pei)養的(de)后備人員。可以是保教(jiao)主(zhu)任(ren)(ren)、后(hou)勤主(zhu)任(ren)(ren)這樣的中(zhong)層管理者，也可以是教(jiao)師團隊里(li)看好的年(nian)輕教(jiao)師。然后(hou)告訴(su)他:“從現在開始(shi)，我(wo)們每周園務例會(hui)(hui)要設置(zhi)一個(ge)輪值主(zhu)席，負責(ze)組(zu)織會(hui)(hui)議、主(zhu)持會(hui)(hui)議。這個(ge)月就是你，我(wo)們輪班來。”為(wei)什么要(yao)這樣挑人?第一：一般來說，你挑選(xuan)人，都想培養他，他的主動(dong)性和(he)學(xue)習能力應該沒有太大的(de)問題(ti)。讓他承擔這部分(fen)工作，能力上你(ni)應(ying)該是可以(yi)放(fang)心的。第二(er)：輪(lun)值(zhi)主持人(ren)是(shi)需(xu)要跑動(dong)的。通(tong)過(guo)這(zhe)樣的(de)(de)跑(pao)動，能夠讓這(zhe)個人(ren)(ren)被所有(you)人(ren)(ren)看見(jian)，因為輪值主持(chi)人(ren)(ren)必須(xu)去提前動員其他人(ren)(ren)，為例(li)會(hui)做準備，根(gen)據所有(you)人(ren)(ren)的(de)(de)發言(yan)去輸(shu)出會(hui)議(yi)紀要，盯著所有(you)人(ren)(ren)落實(shi)會(hui)議(yi)的(de)(de)決議(yi)。那么這(zhe)個人(ren)(ren)的(de)(de)工(gong)作(zuo)意義感(gan)自(zi)然就(jiu)增加了，跟其他人(ren)(ren)之間的(de)(de)溝通(tong)和聯系也就(jiu)更緊密了。你看，通過組織(zhi)輪值會議(yi)主(zhu)持人的角色，他就能(neng)成為組織(zhi)里的一個(ge)重要節點。當然(ran)了，這(zhe)個過程中你需要手(shou)把手(shou)地去教他。你可不要覺得(de)，說可算把鍋甩出(chu)去了，我安排(pai)個主持人(ren)完事了，讓他自己琢(zhuo)磨去吧(ba)。當(dang)然(ran)不是。在職場上，我(wo)們每部署一個(ge)工作都要提醒自己，這個(ge)下屬是否需要我(wo)對(dui)他的工作進行輔導。當(dang)我(wo)們設置一個(ge)輪值主持人用來去培養(yang)一個(ge)人，或(huo)者讓一個(ge)人更快地融入團隊的時候(hou)，我(wo)們就(jiu)必須(xu)做好(hao)幾個(ge)輔導。比(bi)如(ru)怎(zen)(zen)么(me)發起一(yi)場(chang)會(hui)議，你得教會(hui)他，因為(wei)每個幼兒園文化(hua)不一(yi)樣。比(bi)如(ru)怎(zen)(zen)么(me)寫好一(yi)份會(hui)議紀要，不同的單位也(ye)有不同的規矩。比如怎(zen)么主(zhu)持這個(ge)會議，你(ni)可能有自己的偏好和要求。剛才(cai)所(suo)有說的(de)(de)這些(xie)，你(ni)都要給你(ni)的(de)(de)這位下屬做(zuo)個輔導。在這個過程當中，設(she)置(zhi)輪(lun)值(zhi)主持人(ren)這個制度更關鍵(jian)的(de)(de)作(zuo)用就(jiu)產生了。請注意(yi)，設置輪值主(zhu)持人這個(ge)制度的要(yao)點不是(shi)主(zhu)持，而(er)是(shi)你要(yao)利用這個(ge)制度把例會(hui)開好，把人培養出來。怎(zen)么(me)培養(yang)他(ta)呢?就在你(ni)們每一次關(guan)于(yu)這(zhe)(zhe)個(ge)(ge)(ge)(ge)例會(hui)怎(zen)么(me)開(kai)好(hao)、怎(zen)么(me)組(zu)織好(hao)的(de)(de)日常溝(gou)通(tong)當中(zhong)。為了做(zuo)好(hao)這(zhe)(zhe)個(ge)(ge)(ge)(ge)工(gong)作(zuo)，你(ni)跟這(zhe)(zhe)個(ge)(ge)(ge)(ge)人之間需要頻繁溝(gou)通(tong)。比如:這(zhe)(zhe)個(ge)(ge)(ge)(ge)議題(ti)(ti)行不行?能(neng)(neng)不能(neng)(neng)上會(hui)?如果(guo)行，在會(hui)上這(zhe)(zhe)個(ge)(ge)(ge)(ge)議題(ti)(ti)要怎(zen)么(me)展(zhan)開(kai)討(tao)論?如果(guo)這(zhe)(zhe)個(ge)(ge)(ge)(ge)議題(ti)(ti)不行，為什么(me)?每個(ge)(ge)(ge)(ge)人來參(can)會(hui)時帶來的(de)(de)問題(ti)(ti)是什么(me)?對于(yu)這(zhe)(zhe)些問題(ti)(ti)我(wo)們有(you)排(pai)(pai)序嗎?我(wo)們有(you)安排(pai)(pai)嗎?會(hui)后(hou)大家(jia)應該落實的(de)(de)行動是怎(zen)么(me)樣的(de)(de)?等等。其中的每一個問題，這個輪(lun)值主持人都(dou)要和你建(jian)立共識。也就是說(shuo)，在這(zhe)段時(shi)間里(li)，他(ta)相當于提前站在你這(zhe)個級別的視角上(shang)感受了一個月，那(nei)這(zhe)個人(ren)對于幼兒園管理工(gong)作(zuo)的體(ti)感，當然會比他(ta)自己在那(nei)兒瞎摸瞎干所得到的信息要深刻得多(duo)、完備(bei)得多(duo)。建立全局意(yi)識(shi)之后(hou)，你就可(ke)以帶著(zhu)他(ta)、磨(mo)煉他(ta)，讓他(ta)把(ba)這種全局意(yi)識(shi)，在(zai)解(jie)決自己工(gong)作問(wen)題的時候發揮出來(lai)。

總結一下，關于(yu)如何(he)開好(hao)一場例會，在今(jin)天的(de)課(ke)里，我重點講了兩個(ge)方(fang)法。第一個(ge)方法。管理者要(yao)在思(si)路上調(diao)整清楚，例(li)會(hui)的本質不是(shi)一個(ge)袋子，而(er)是(shi)個(ge)指(zhi)揮(hui)棒。我(wo)們不能把所有的信息往里扔，而是要(yao)撬(qiao)動一(yi)個(ge)明(ming)確的點。每一(yi)場(chang)例(li)會，都(dou)要(yao)有明(ming)確的目(mu)的，要(yao)提前設(she)計(ji)好會議目(mu)標。然后圍繞著會議目(mu)標，來安排會議議程。這些復雜(za)的會議議程(cheng)怎么落實呢?那就(jiu)是第二(er)個方法(fa)，學會設置會議(yi)的(de)輪(lun)值主持人。

既不要(yao)把會(hui)(hui)開成(cheng)袋子會(hui)(hui)，也不要(yao)讓(rang)自己變成(cheng)一言堂。通過設置輪值主持人的(de)方式，讓(rang)專人辦專事，把會(hui)(hui)議組織得更好。而這個人的(de)挑(tiao)選也有一(yi)定(ding)的(de)技巧，他應(ying)該是你在團隊里面希望去培養的(de)那種人。通(tong)過這種方式，既保證了每次(ci)會議的(de)目標不跑偏，又(you)能讓你的(de)下屬得到充(chong)分(fen)的(de)鍛(duan)煉，你還能夠借機去輔導(dao)他。你(ni)發(fa)現沒(mei)有(you)，從(cong)頭到尾我教給你(ni)的(de)方法，都(dou)不是你(ni)在(zai)某一(yi)場例(li)會(hui)上應該怎么(me)說、怎么(me)做，對于(yu)這樣一(yi)個(ge)天天或者周(zhou)周(zhou)都(dou)在(zai)發(fa)生的(de)事情，形式沒(mei)有(you)那么(me)重(zhong)要，實質才更重(zhong)要。而我們講的(de)更多的(de)是你怎么通過會議(yi)設(she)計去掌控每一場例會的(de)大目標，通過例會(hui)去實現(xian)管理，把例會(hui)作(zuo)為一個(ge)管理手段，去管理你團隊里的(de)每(mei)一個(ge)人，尤其(qi)是那些你想重點發展和(he)培養的(de)優(you)秀員工(gong)。《怎樣開好一次例會》這個(ge)專題就(jiu)分享到這里了，有不足之(zhi)處(chu)歡(huan)迎批評指正。我是孫秋季，再見。